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如何提高项目中的沟通的时效性 [复制链接]

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作为一名项目管理者,需要不断的学习,不断的从外界吸收营养来加强自身各方面的能力。实际上在我们身边有很多的素材可以供我们学习。同时也只有实践才能验证我们学习到的东西是有否有用、是否实用。同时要注重于实践,实践有助于我们能力的提升。在实践的过程中要不定期的进行总结,做的好的地方的不断保持,做的差的地方要改正或摒弃。及时、有效的沟通对项目的成功至关重要。为实施有效的沟通,需要建立沟通管理计划同时理解什么是沟通,沟通的目标是什么,沟通的对象是谁难度在哪里,并选择合适的沟通方式。

  一、与客户之间的沟通

  第一、明确客户对项目的态度,知道客户想要的是什么。

  与客户明确项目需求及目标。尤其是项目集,目标就更要清晰,避免在项目进行中因为需求变更过大造成资源的损失和浪费,或者因为其中的小项目、小细节影响大局。

  以某省国产化项目为例。客户明确表示:“按照你们的思路做,只要确保年底能够验收就行”。从客户的这句话中我们可以得出以下几点:

  1、客户对公司的信任、能力的肯定。

  2、没有客户的参与是不可能把项目做好的。

  3、我们做的产品是一个“废品”。对客户来讲,做出的产品客户不去用,没有使用价值;

  对我们来讲,平台虽然搭建起来了,却不知道我们东西是否有用,体现不出来我们工作的价值,或者说总感觉少了一部分。

  第二、与客户的沟通方式

  1、第一印象。

  在项目开始阶段我们就需要再潜意识里告诉客户,我就是这个行业的专家。告诉我你要

  做什么,剩下的交给我们,我们帮你完成。要让客户感觉到:把项目交给我们,你放心。同时需要有较强的业务能力做支撑:可以简单的介绍一下以往做过的类似的项目,同时注意我们说话的语气一定要底气。

  一旦第一印象就觉得你的业务能力不行或是人有问题,那么在无形中就增加了开展后面工作的阻力。

  2、让客户了解项目进度。

  要定期的向客户介绍项目的进展情况,告诉客户这段时间我们做了什么东西。经常会发

  现有这样的情况发生,就是客户与项目组成员掌握的信息不对称。客户也知道我们天天在加班,但就是看不到工作成果,也不清楚我们在做什么。并不是所有客户都了解我们的实施流程和分析流程,所以让客户了解我们的工作进展情况就显得尤为重要。

  3、充分听取客户的建议,同时对不合理的需求尽量不要直接去否定。

  对于客户提出的需求,先确认是否项目合同内,如不在项目合同内,则把相关需求建议

  转达给销售等相关人员;如果在合同范围内,先与客户共同分析它的必要性,如有必要再分析说明主观因素和客观因素能否满足;如不能满足再进一步把需求进行分解,告诉他我们能够做到哪一步。

  4、对客户的期望值进行沟通

  5、注意沟通方式的选择

  比较成熟的沟通方式是邮件。但是在否定客户建议的时候尽量选择面谈或是通过电话进

  行沟通,通过我们肢体语言或语调的配合可以使客户对我们有进一步的了解,并显得亲切。

  尤其是在项目开始阶段,客户对我们项目组成员并不了解,通过邮件的方式去否定客户的建议通常会显得很生硬。

  二、与项目团队成员之间的沟通

  要圆满地完成项目目标,关键在于人员,而不是程序和技术。程序和技术只不过是协助人员工作的工具。队伍需要有一种精神:“一个团队,一个步调,一个目标”,使人员有归属感,队伍有凝聚力。

  1、与项目组成员达成共识,明确建设目标。项目组成员要有一个共同的预期。

  2、明确项目流程,计划以及关键时间点。计划指导工作。

  3、分工协作;确定工作范围、明确职责;实时监督。

  4、项目成员及时沟通,遇到问题及时分析解决。一些小问题如果没有及时发现和解决,很有可能发展成大问题,影响项目顺利进行。

  5、鼓足士气。项目管理不可避免遇到一个又一个新问题,面对困难和压力,首先要坚定信念、树立信心和鼓足勇气,引导项目顺利度过难关。

  6、注意言行。一个人说话做事的对象,场合,时机,技巧,有无意识等,产生的效果和影响绝然不同。少指责,多鼓励;少抱怨,多建议;少空话,多行动。

  7、对项目负责、对自己负责,做事更要做人。

三、与公司领导之间的沟通

  对于有些问题,不要一味的向领导妥协,不要一味的承诺实际不可能完成的项目工作,这既是对工作的负责,也是对领导、对项目组的负责。

  首先要清楚各级领导的权限和角色,解决问题时一定是要找到关键路径上的关键领导,避免信息同时发布多个领导,造成领导之间的沟通成本加大,影响问题的解决效率,增加领导协调解决问题的难度。

  寻求领导的支持时一定要简练的描述清楚问题的关键所在,需要领导哪方面的具体支持,最好根据具体问题给领导1-3个选择,并指出项目组倾向于哪个选择,原因是什么,而不是把问题直接扔给领导。
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